Le dépôt de garantie doit être rendu dans le mois suivant la remise des clés si l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée, et dans un délai maximal de deux mois si des différences sont constatées. Le bailleur peut déduire des loyers, des charges ou des réparations imputables au locataire, mais chaque retenue doit être précise, proportionnée et justifiée.
Ces règles concernent les locations vides ou meublées utilisées comme résidence principale. Elles ne s’appliquent pas de la même manière à une location saisonnière, à un bail commercial ou à d’autres contrats soumis à un régime particulier. Autre précision utile : la « caution » désigne normalement la personne qui garantit le locataire. La somme versée à l’entrée dans le logement est le dépôt de garantie.
Le délai de restitution part de la remise des clés
Le délai ne commence ni à la date d’envoi du congé, ni au dernier jour du préavis, ni automatiquement à la date inscrite sur l’état des lieux. Son point de départ est la restitution effective des clés au bailleur ou à son mandataire, en main propre ou par lettre recommandée avec avis de réception.
| Situation à la sortie | Délai maximal |
|---|---|
| État des lieux de sortie conforme à l’état des lieux d’entrée | 1 mois à compter de la remise des clés |
| Différences ou dégradations constatées entre les deux états des lieux | 2 mois à compter de la remise des clés |
Un locataire parti avant la fin de son préavis peut donc avoir rendu les clés alors qu’une partie du loyer reste due. Le bailleur doit calculer séparément les sommes dues et respecter le délai de restitution applicable. De son côté, le locataire ne peut pas décider d’utiliser le dépôt de garantie pour payer son dernier mois de loyer.
Au moment de remettre les clés, le locataire doit communiquer l’adresse de son nouveau domicile. Le bailleur a intérêt à faire dater et signer un reçu de remise des clés, avec cette adresse et les coordonnées bancaires nécessaires au remboursement. Ce document évite beaucoup de discussions sur le début du délai.
Quelles sommes peuvent être retenues sur le dépôt de garantie ?
Le bailleur peut conserver les sommes qui restent réellement dues au titre du contrat : loyers impayés, charges locatives non réglées, réparations locatives ou remise en état de dégradations imputables au locataire. Si le dépôt ne couvre pas la totalité de la dette, il peut réclamer le complément. À l’inverse, il ne peut pas retenir une somme forfaitaire « par sécurité » ou facturer la remise à neuf normale du logement.
Loyers et charges restant dus
Une retenue peut couvrir un loyer, une indemnité d’occupation ou des charges justifiées encore impayées. Le décompte doit faire apparaître la période concernée, le montant appelé, les paiements reçus et le solde. Pour les consommations ou charges récupérables, le bailleur doit distinguer ce qui relève réellement du locataire. Notre article sur la facture d’eau du locataire et les justificatifs montre pourquoi une simple estimation ne suffit pas toujours.
Dégradations et réparations locatives
Une retenue pour travaux suppose d’abord une différence prouvée entre l’entrée et la sortie. Une porte enfoncée, une moquette brûlée, un équipement cassé ou un défaut d’entretien peuvent être imputables au locataire. Une peinture ternie par le temps, de petites marques liées à un usage normal ou un appareil arrivé en fin de vie relèvent plutôt de la vétusté.
La frontière dépend de l’âge de l’équipement, de sa durée d’utilisation et de la qualité des états des lieux. Le bailleur ne peut pas faire payer intégralement un élément neuf pour remplacer un équipement déjà ancien. Si une grille de vétusté a été annexée au bail ou convenue entre les parties, elle fournit un cadre utile. Pour distinguer entretien courant, petites réparations et travaux dus par le propriétaire, consultez aussi notre point sur les réparations locatives.
Provision pour charges dans un immeuble collectif
Lorsque le logement se situe dans un immeuble collectif et que les comptes définitifs ne sont pas encore arrêtés, le bailleur peut conserver une provision dûment justifiée, limitée à 20 % du dépôt de garantie. Le solde doit être régularisé dans le mois suivant l’approbation définitive des comptes de l’immeuble. Les parties peuvent aussi choisir de solder immédiatement les comptes si elles disposent des éléments nécessaires.
Quels justificatifs fournir pour une retenue ?
Le dossier doit permettre de comprendre trois choses : ce qui a été constaté, pourquoi le locataire en est responsable et comment le montant a été calculé. Selon le motif, les pièces pertinentes sont notamment :
- les états des lieux d’entrée et de sortie, datés et signés ;
- des photographies identifiables, idéalement prises lors de l’état des lieux ;
- un devis détaillé ou une facture de réparation ;
- un constat de commissaire de justice lorsque la situation est contestée ;
- un décompte de loyers ou de charges, accompagné des pièces correspondantes ;
- la régularisation annuelle des charges de l’immeuble.
Un devis peut suffire à justifier le coût de réparations. La jurisprudence n’impose pas systématiquement au bailleur de produire une facture acquittée ni de prouver que les travaux ont déjà été exécutés. Cela ne donne pas carte blanche : le juge peut réduire une estimation excessive, et le devis doit correspondre aux dégradations réellement imputables au locataire.
Les justificatifs n’ont pas nécessairement à être tous produits avant l’expiration du délai de deux mois pour que la créance existe. Le bailleur doit néanmoins les transmettre dans un délai raisonnable. En pratique, joindre le décompte et les pièces au remboursement partiel est beaucoup plus sûr. Garder le silence, envoyer un montant rond ou écrire simplement « frais de remise en état » prépare presque à coup sûr une contestation.
Une clause du bail ne peut pas autoriser une retenue automatique incompatible avec la loi. Si le contrat prévoit, par exemple, une somme fixe pour chaque mur à repeindre sans tenir compte de l’état réel, il faut vérifier sa validité. Le point est détaillé dans notre article consacré aux clauses abusives d’un bail de location.
Comment calculer la somme à restituer ?
La méthode la plus lisible consiste à partir du dépôt reçu, puis à retirer chaque dette sur une ligne distincte. Exemple : dépôt versé de 900 €, solde de charges justifié de 65 € et réparation imputable au locataire évaluée par devis à 180 €. Le montant restitué est de 655 €. Le courrier doit reprendre ce calcul et joindre les pièces utiles.
Pour une réparation, tenez compte de la vétusté. Si un revêtement déjà largement usé doit être remplacé après une dégradation, faire supporter au locataire le prix intégral d’un revêtement neuf peut constituer un enrichissement injustifié. Il faut isoler le préjudice réellement causé, pas financer une rénovation générale entre deux locations.
Le remboursement peut être effectué par virement ou par tout moyen traçable. Conservez la preuve du paiement, le courrier de décompte et les pièces transmises. En cas de vente du logement pendant le bail, l’obligation de restituer le dépôt incombe au nouveau propriétaire, même si l’ancien propriétaire avait initialement encaissé la somme.
Quelle pénalité en cas de restitution tardive ?
Lorsque le délai légal est dépassé, la somme restant due au locataire est majorée de 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque période mensuelle commencée en retard. Cette pénalité n’est donc pas calculée sur le montant du dépôt. Avec un loyer hors charges de 800 €, une période mensuelle de retard représente 80 € de majoration.
La majoration ne s’applique pas si le retard provient de l’absence de transmission de la nouvelle adresse par le locataire. Pour vérifier le texte applicable, vous pouvez consulter directement l’article 22 de la loi du 6 juillet 1989.
Que faire en cas de désaccord ?
Le locataire doit commencer par demander le détail des retenues et les justificatifs. Si la réponse reste insuffisante ou si le délai est dépassé, il peut adresser une mise en demeure par lettre recommandée avec avis de réception. Le courrier rappelle la date de remise des clés, le délai applicable, le dépôt versé, les sommes déjà reçues et le montant réclamé, majoration comprise si elle est due.
Sans accord, la commission départementale de conciliation ou un conciliateur de justice peut être saisi gratuitement. Si la conciliation échoue, le litige relève du juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire du lieu où se trouve le logement. Pour un dossier important ou techniquement contesté, l’ADIL de votre département peut fournir une information neutre avant toute procédure.
La méthode la plus sûre pour le bailleur
Le bon réflexe consiste à préparer la restitution dès l’état des lieux de sortie : comparer les deux documents ligne par ligne, dater la remise des clés, récupérer la nouvelle adresse, photographier les anomalies et demander rapidement les devis nécessaires. Ensuite, envoyez un décompte compréhensible et restituez sans attendre la part non contestée.
Une retenue solide repose sur des faits, pas sur une impression générale d’usure ou de mauvais entretien. Plus le dossier est précis, plus il est simple de distinguer la vétusté, qui reste à la charge du propriétaire, d’une véritable dégradation locative. C’est cette distinction, bien plus que le montant du dépôt, qui décide généralement de l’issue d’un litige.